Cara Memilih Perangkat Lunak Restoran yang Tepat untuk Restoran Kecil atau Midsize Anda
Perangkat lunak restoran dapat membuat hidup Anda lebih mudah. Hal ini juga dapat membuat kekacauan.
Sistem POS, aplikasi pemesanan online, alat penjadwalan, dan platform persediaan semuanya dapat bekerja dengan baik sendiri. Tetapi jika mereka tidak berbagi data - atau jika pesanan tidak mencapai printer yang tepat - staf Anda menjadi integrasi.
Kabar baiknya adalah bahwa Anda tidak perlu membandingkan setiap platform restoran di AS Mulailah dengan lima keputusan yang penting untuk operasi sehari-hari Anda. Panduan ini akan membimbing Anda melalui mereka, menunjukkan kesalahan yang harus dihindari, dan membantu Anda menguji alur kerja order-to-print lengkap sebelum Anda menandatangani kontrak.
Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Restoran?
Perangkat lunak manajemen restoran adalah kelompok alat digital yang digunakan untuk menerima pesanan, menerima pembayaran, mengelola menu, menjadwalkan karyawan, melacak persediaan, berkomunikasi dengan tamu, dan meninjau kinerja bisnis. Sebagian besar platform berbasis awan dan dijual melalui langganan bulanan atau tahunan.
Itu terdengar seperti banyak karena itu. Tapi kebanyakan restoran kecil tidak membutuhkan setiap kategori.
Apakah setiap restoran membutuhkan teknologi penuh?
Tidak, tidak.
Kafe lingkungan mungkin membutuhkan POS, pemrosesan pembayaran, pelaporan dasar, dan satu printer kvitansi. Toko pizza yang berat pengiriman mungkin lebih peduli tentang sinkronisasi menu, agregasi pesanan, dan pencetakan tiket otomatis. Restoran layanan penuh mungkin membutuhkan manajemen meja dan routing terpisah untuk dapur, bar, dan stasiun pencucian mulut.
Jenis restoran Anda harus memutuskan apa yang datang terlebih dahulu:
Jenis restoran | Mulailah dengan |
Kafe, toko roti, atau konter kecil | POS, pembayaran, pelaporan dasar, percetakan tanda terima |
Restoran layanan cepat | Masuk pesanan cepat, modifikator, routing dapur, pemesanan online |
Restoran layanan penuh | Tabel, cek terbagi, reservasi, routing stasiun, izin staf |
Takeout atau pengiriman restoran | Sinkronisasi menu, agregasi pengiriman, pencetakan pesanan otomatis |
Truk makanan atau pop-up | Tablet atau POS seluler, perangkat keras kompak, pilihan nirkabel |
Kelompok restoran yang berkembang | Menu pusat, pelaporan multi-lokasi, persediaan, alat tenaga kerja |
Jika pengiriman adalah bagian utama dari bisnis Anda, mulai dengan memeriksa bagaimana platform menerima dan mencetak pesanan pasar. Panduan HPRT untuk printer tanda terima Uber Eats menjelaskan koneksi dasar dan pertanyaan pencetakan yang harus ditanyakan.
Cek cepat: Berapa banyak sistem yang disentuh tim Anda antara saat pesanan tiba dan saat makanan meninggalkan dapur? Setiap handover manual adalah tempat di mana pesanan dapat ditunda atau dilewatkan. |
Lima keputusan yang paling penting
1. Perbaiki Masalah Terbesar Anda Pertama
Jangan mulai dengan daftar merek perangkat lunak. Mulailah dengan bagian pergeseran yang menyebabkan masalah yang paling banyak.
Apa istirahat selama 30 menit tersibuk Anda?
Apa yang salah? | Apa yang harus dievaluasi terlebih dahulu |
Checkout terlalu lambat | POS restoran dan alur kerja pembayaran |
Pesanan online dimasukkan dengan tangan | Pesanan online atau agregasi pesanan |
Tiket ke stasiun yang salah | Rute dapur dan aturan printer |
Biaya makanan tidak jelas | Inventaris, pembelian, dan biaya resep |
Manajer menghabiskan waktu berjam-jam pada jadwal | Penjadwalan tenaga kerja |
Reservasi dan daftar tunggu berantakan | Manajemen tamu dan meja |
Pelanggan jarang kembali | Loyalitas dan keterlibatan pelanggan |
Jika Anda tidak dapat menggambarkan masalah dalam satu kalimat, Anda tidak siap untuk membeli perangkat lunak. Demo produk dapat membuat setiap fitur terlihat berguna. Masalah yang jelas membantu Anda melihat fitur mana yang benar-benar penting.
2. Beli Tumpukan Minimum yang Anda Butuhkan
Sebagian besar restoran kecil membutuhkan inti sederhana: POS dan pembayaran, manajemen pesanan, pelaporan dasar, dan cara yang dapat diandalkan untuk mencetak tanda terima atau tiket dapur.
Tambahkan alat lain hanya ketika itu memecahkan masalah nyata. Misalnya:
· Tambahkan pemesanan online ketika pelanggan membutuhkan saluran pengambilan atau pengiriman langsung.
· Tambahkan agregasi pengiriman ketika staf menyalin pesanan dari beberapa tablet.
· Tambahkan perangkat lunak persediaan ketika keputusan biaya makanan didasarkan pada tebakan.
· Tambahkan perangkat lunak penjadwalan ketika perencanaan shift dan overtime sulit dikendalikan.
· Menambahkan perangkat lunak loyalitas saat kunjungan berulang adalah prioritas pertumbuhan yang jelas.
Jika inventaris atau sistem dapur Anda juga menghasilkan tanggal, rotasi, atau label bahan, masukkan alur kerja itu dalam uji coba. Panduan pelabelan persiapan makanan HPRT menunjukkan jenis informasi yang biasanya dibutuhkan tim restoran pada label tersebut.
Peta di bawah kelompok mewakili platform perangkat lunak restoran AS berdasarkan fungsi. Gunakan untuk memahami pasar, bukan sebagai daftar belanja.
Pemandangan Perangkat Lunak Restoran AS platform perwakilan saja; Inklusi tidak merupakan dukungan atau kompatibilitas HPRT yang dikonfirmasi.
3. Putuskan Antara Satu Platform dan Alat Terpisah
Platform all-in-one biasanya lebih mudah untuk diatur. Alat yang terpisah dapat memberi Anda fitur yang lebih dalam. Tidak ada pilihan yang lebih baik secara otomatis.
Pilih platform all-in-one ketika Anda ingin lebih sedikit vendor, satu kontak dukungan, dan alur kerja standar. Perhatikan kunci pembayaran, perangkat keras yang diperlukan, dan modul tambahan yang menaikkan harga.
Pilih alat terpisah ketika Anda sudah memiliki POS yang dapat diandalkan atau membutuhkan reservasi lanjutan, inventaris, penjadwalan, atau fungsi pemasaran. Perhatikan data yang diduplikasi, langganan tambahan, dan tanggung jawab dukungan yang tidak jelas.
Tanyakan kepada vendor: Fitur mana yang dibangun ke dalam platform Anda, dan yang mana tergantung pada integrasi pihak ketiga atau langganan terpisah? |
4. Tambahkan Biaya Nyata
Harga awal bulanan bukanlah angka yang penting. Angka nyata adalah biaya sistem selama bulan normal di restoran Anda.
Termasuk:
· Biaya langganan dasar dan per lokasi
· Biaya per terminal atau per pengguna
· Biaya pemrosesan pembayaran
· Biaya pemesanan online atau per-order
· Pengiriman, akuntansi, loyalitas, dan integrasi lainnya
· Pembelian atau penyewaan perangkat keras
· Instalasi, pengaturan menu, pelatihan, dan migrasi data
· Dukungan premium dan biaya pembatalan
Kemudian tanyakan apa yang terjadi dengan harga ketika Anda menambahkan satu lagi daftar, saluran pesanan lain, atau lokasi kedua. Sistem yang terlihat terjangkau hari ini mungkin menjadi mahal saat restoran tumbuh.
5. Pastikan Setiap Pesanan Mencapai Tempat yang Tepat
Di sinilah pilihan perangkat lunak menjadi keputusan perangkat keras.
Demo yang lancar pada laptop tidak membuktikan bahwa pesanan makan malam akan mencapai printer panggang, minuman akan mencapai bar, dan tanda terima pelanggan akan dicetak di meja depan. Uji setiap stasiun secara terpisah.
Di front counter
Carilah pemuatan kertas yang cepat, konektivitas yang stabil, tanda terima 80 mm yang dapat dibaca, dan kecepatan yang cukup untuk checkout puncak. HPRT TP80N-H adalah salah satu contoh printer penerimaan termal langsung kompak dengan konektivitas USB dan Ethernet. Masih perlu diuji dengan aplikasi POS yang tepat, sistem operasi, dan driver yang Anda rencanakan untuk digunakan.
Perlu daftar periksa perangkat keras yang lebih luas? Lihat panduan pembelian printer tanda terima HPRT untuk bisnis ritel dan restoran.
Dengan POS tablet atau seluler
Periksa apakah POS membutuhkan Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet, atau printer yang disetujui vendor. HPRT TP808 menyediakan antarmuka USB, serial, dan Ethernet standar dengan Bluetooth dan Wi-Fi opsional, ditambah driver dan SDK untuk beberapa lingkungan operasi. Pilihan ini berguna untuk evaluasi, tetapi mereka tidak menggantikan pengujian kompatibilitas khusus platform.
Di dapur
Tiket dapur harus sulit dilewatkan dan mudah dijalankan. Jika makanan masuk, minuman, dan makanan penutup pergi ke stasiun yang berbeda, konfirmasikan bahwa POS mendukung pencetakan pesanan dapur terpisah sebelum Anda membeli printer tambahan.
Model khusus seperti printer dapur HPRT KP806C menambahkan fitur yang dirancang untuk lingkungan yang bising dan menuntut, termasuk peringatan pesanan, deteksi pengambilan kertas, pencetakan ulang kesalahan, dan pemasangan dinding. Pertanyaan utama masih sama: apakah perangkat lunak yang Anda pilih mendukung model dan pengaturan routing yang tepat?
Untuk pesanan online dan pengiriman
Tanyakan apakah pesanan dicetak secara otomatis atau apakah karyawan harus menerima dan memasukkannya kembali. Jika platform mendukung pencetakan awan, pelajari bagaimana pekerjaan cetak bepergian dari sistem pemesanan ke restoran dan apa yang terjadi ketika koneksi internet gagal. Tinjauan umum HPRT tentang aplikasi printer POS awan dalam layanan makanan menjelaskan di mana jenis alur kerja ini dapat membantu.
Sebelum Anda membeli: Minta vendor perangkat lunak atau integrator untuk mengkonfirmasi model printer yang tepat secara tertulis. USB, Ethernet, Bluetooth, atau Wi-Fi menggambarkan koneksi. Ini tidak menjamin kompatibilitas tingkat aplikasi. |
Kesalahan Perangkat Lunak Restoran Terburuk yang Harus Dihindari
1. Membeli Fitur Anda Tidak Memiliki Waktu untuk Menggunakannya
Daftar fitur yang panjang dapat terasa seperti nilai yang lebih baik. Tetapi modul yang tidak digunakan masih menambahkan biaya, pelatihan, dan pengaturan menu.
Cara menghindarinya: Pilih pengaturan terkecil yang memperbaiki masalah hari ini. Tambahkan modul lain ketika Anda dapat menjelaskan siapa yang akan menggunakannya dan hasil apa yang Anda harapkan. |
2. Percaya “Berintegrasi Dengan” Artinya “Termasuk”
Integrasi mungkin memerlukan langganan lain, biaya implementasi, atau akun pihak ketiga. Ini juga dapat memindahkan hanya sebagian dari data yang Anda harapkan.
Cara menghindarinya: Minta vendor untuk menunjukkan integrasi secara langsung dan daftar setiap biaya tambahan, akun, dan batasan secara tertulis. |
3. Memilih Perangkat Lunak Sebelum Memeriksa Dukungan Printer
Restoran sering memilih POS terlebih dahulu dan menganggap printer mereka yang ada akan bekerja. Asumsi itu dapat mengakibatkan penggantian perangkat keras atau penanganan pesanan manual.
Cara menghindarinya: Periksa daftar perangkat yang didukung sebelum menandatangani. Kemudian uji percetakan tanda terima, routing dapur, cetak ulang, pemulihan kertas, dan pesanan online dengan perangkat keras yang tepat. |
4. Mengabaikan Apa yang Terjadi Ketika Jaringan Gagal
Sistem awan nyaman sampai koneksi jatuh selama makan siang.
Cara menghindarinya: Tanyakan tugas mana yang masih bekerja offline, apakah pembayaran dapat terus berlanjut, apakah pencetakan dapur lokal terus berlanjut, dan bagaimana pesanan sinkronisasi setelah koneksi kembali. |
5. Hanya membiarkan pemilik menguji sistem
Pemilik melihat laporan. Kasier melihat tata letak tombol. Dapur melihat kejelasan tiket. Mereka tidak menguji produk yang sama.
Cara menghindarinya: Sertakan kasir, server, karyawan dapur, dan manajer dalam uji coba. Satu langkah yang membingungkan yang diulang ratusan kali akan lebih penting daripada fitur dasbor yang digunakan sebulan sekali. |
Cara menguji perangkat lunak restoran sebelum membeli
Jangan mencoba hanya selama presentasi penjualan. Uji alur kerja yang akan digunakan tim Anda pada Jumat malam.
Membuat:
· Makan-dalam urutan dengan modifikator dan catatan alergi
Pesanan takeout dan pesanan online yang tiba pada saat yang sama
· Pembayaran terbagi, diskon, batal, dan pengembalian dana
· Barang-barang yang diarahkan ke dapur atau stasiun bar yang terpisah
· Sebuah tanda terima dan dapur-tiket cetak ulang
· Kesalahan kertas atau penutup terbuka
· Gangguan jaringan dan pemulihan
· Akun karyawan baru dengan izin terbatas
· Laporan akhir hari dan ekspor data
Perhatikan berapa banyak langkah yang diambil setiap tugas. Dengarkan pertanyaan yang ditanyakan staf Anda. Periksa apakah tiket mudah dibaca dari stasiun persiapan yang sibuk. Yang paling penting, cari tahu siapa yang bertanggung jawab ketika perangkat lunak dan printer berhenti berkomunikasi.
Mulailah Dengan Daftar Periksa Perangkat Lunak Restoran Ini
Sistem ini memecahkan satu masalah yang jelas didefinisikan.
· Sesuai dengan model layanan dan saluran pesanan Anda.
Staf Anda dapat mempelajari alur kerja dasar.
· Integrasi yang diperlukan tersedia dan harganya.
· Ketentuan pemrosesan pembayaran jelas.
· Data Anda dapat diekspor.
Perilaku offline telah diuji.
· Biaya bulanan penuh didokumentasikan.
Ketentuan kontrak dan pembatalan dipahami.
· Dukungan printer tanda terima dan dapur dikonfirmasi.
· Alur kerja order-to-print lengkap telah diuji.
· Dukungan tersedia selama jam operasi Anda.
Pilih Software yang Membuat Pergeseran Lebih Mudah
Perangkat lunak restoran terbaik bukanlah sistem dengan modul terbanyak. Ini adalah sistem yang dapat digunakan tim Anda secara andal, restoran Anda mampu, dan aliran pesanan Anda dapat mendukung.
Mulailah dengan masalah yang paling menyakiti pergeseran. Beli tumpukan minimum yang dibutuhkan untuk memperbaikinya. Tambahkan biaya nyata. Kemudian uji perangkat lunak, POS, jaringan, dan printer sebagai satu alur kerja.
Jika sistem membuat lebih banyak langkah manual daripada yang dihapus, itu mungkin bukan sistem yang tepat.
Untuk perbandingan perangkat keras stasiun demi stasiun, lihat panduan printer POS restoran HPRT.
FAQ Perangkat Lunak Restoran
Apa perangkat lunak restoran terbaik untuk restoran kecil?
Tidak ada satu platform terbaik untuk setiap restoran. Kafe dapat memprioritaskan checkout cepat dan cetak tanda terima sederhana. Restoran pengiriman mungkin membutuhkan sinkronisasi menu, agregasi pesanan, dan tiket dapur otomatis. Pilih alur kerja terlebih dahulu, lalu bandingkan platform.
Haruskah restoran kecil memilih sistem all-in-one?
Hal ini dapat lebih mudah untuk menyebarkan dan mendukung, terutama tanpa staf TI. Periksa syarat pembayaran, persyaratan perangkat keras, ekspor data, dan biaya modul tambahan sebelum Anda berkomitmen dengan satu vendor.
Bisakah printer tanda terima termal bekerja dengan perangkat lunak restoran?
Tidak. Kompatibilitas dapat tergantung pada model yang tepat, sistem operasi, antarmuka, driver, bahasa perintah, firmware, dan daftar perangkat yang disetujui penyedia perangkat lunak.
Apa yang harus saya uji selama demo perangkat lunak restoran?
Uji pesanan lengkap dengan modifikator, pembayaran, routing dapur, pencetakan, pengembalian uang, gangguan jaringan, dan pelaporan akhir hari. Termasuk staf depan rumah, staf dapur, dan manajer.
